یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های مدیریت میانی، ایجاد توازن در جهت استراتژیک با مدیریت وظایف عملیاتی و تاکتیکی است.
قبلاً گفته‌ایم که هدایت از وسط باعث می‌شود بسیاری از مدیران احساس سردرگمی کنند، زیرا آنها باید خودشان را مدیریت کنند، پایین بیایند و خودشان را مدیریت کنند.
اما این همه ماجرا نیست: مشتریان آموزش مدیریت میانی ما به طور منظم تلاش های خود را برای یافتن راه هایی برای متعادل کردن برنامه های خود برای آینده و برآورده کردن برنامه های عملیاتی فعلی به اشتراک می گذارند.
جای تعجب نیست که بسیاری از مردم احساس می کنند در جهات مختلف کشیده می شوند.
مدیران میانی در سه حوزه مختلف دستکاری می کنند
اساساً، سه حوزه متمایز وجود دارد که رهبران میانه باید آنها را درک کنند، ارتباط برقرار کنند (به سمت بالا و پایین همانطور که قبلاً بحث کردیم) و مدیریت کنند.
- برنامه ریزی استراتژیککه شامل تعیین اهداف بلند مدت و همچنین چشم انداز و ماموریت سازمان می باشد. مسیر استراتژیک را به عنوان یک برنامه سفر در نظر بگیرید – کجا می خواهیم باشیم و چه زمانی می خواهیم آنجا باشیم؟ نقشه راه را به شما نمی دهد. حتی توضیح نمی دهد که چگونه به مقصد خود خواهید رسید، اما واضح است که اگر موفق شوید کجا خواهید بود.
نکته حرفه ای: ابزارهای مختلفی وجود دارد که به رهبران در تجزیه و تحلیل محیط کسب و کار کمک می کند. بسیاری از مشتریان ما برای بررسی نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها از یک تحلیل SWOT چهار ربعی ساده استفاده می کنند. یکی دیگر از ابزارهای رایج، تحلیل PESTLE است که عوامل سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، قانونی و محیطی را بررسی می کند.
- عملکرد تاکتیکیکه شامل تهیه یک برنامه استراتژیک و ایجاد گام های عملی است. اینجاست که از اهداف کوتاه مدت برای دستیابی به جهت استراتژیک سطح بالا استفاده می شود. در ادامه قیاس خود، آن را به عنوان برنامه ریزی مسیر در نظر بگیرید. پرواز کنیم یا رانندگی کنیم؟ چه ملاحظاتی در این تصمیم وجود دارد؟ قیمت؟ آب و هوا؟ خطرات؟ اجرای تاکتیکی شامل برنامه ریزی دقیق تری از وظایفی است که باید انجام شود، چه زمانی و توسط چه کسی. برای مؤثر بودن، رهبران باید تمایل داشته باشند که در صورت بروز چالش‌ها (یا فرصت‌های) جدید، سازگار شوند و تغییر کنند.
نکته حرفه ای: بهترین برنامه های تاکتیکی شامل اهداف SMART است.
- مدیریت عملیاتی، که بر عملیات روزمره و استفاده خوب از منابع تمرکز دارد. تسلط بر کارهای روزمره باعث افزایش بهره وری و رسیدن به اهداف بزرگ می شود. در قیاس ما، مدیریت عملیاتی به معنای اجرای طرح تاکتیکی و مدیریت فرآیند یا تطبیق در مواقع ضروری است. اگر در حال رانندگی به سمت مقصد خود هستید و لاستیک شما پنچر شده است، چگونه با موارد غیرمنتظره برای ماندن در برنامه مقابله کنیم؟ اگر ما به مقصد خود پرواز می کنیم و ایرلاین پروازی را لغو می کند، چگونه برنامه ریزی های جدیدی انجام دهیم و مشکل را به کسانی که در مقصد ما منتظرمان هستند اطلاع دهیم؟
نکته حرفه ای: گاهی اوقات وقتی چندین اولویت وجود دارد، عملیات روزانه ممکن است طاقت فرسا به نظر برسد. وضوح را پیدا کنید و با استفاده از ماتریس آیزنهاور در مسیر خود بمانید.
قانون متعادل کردن جهت استراتژیک
وقتی تعاریف برنامه ریزی استراتژیک، اجرای تاکتیکی و مدیریت عملیاتی را می خوانید، به راحتی می توانید متوجه شوید که هر بخش چگونه از قسمت های دیگر پشتیبانی می کند.
با این حال، تحقق این نظریه کار آسانی نیست. مشکلات زمانی بوجود می آیند که:
- عملیات روزانه و اجرای تاکتیکی با جهت گیری استراتژیک سطح بالا همسو نیست.
- تمرکز بیش از حد بر برنامه ریزی استراتژیک، سازگاری سریع با تغییرات را دشوار می کند.
- عملکرد عملیاتی به تمرکز اصلی تبدیل می شود زیرا ارزش بیشتری برای نتایج فوری نسبت به پایداری بلند مدت قائل است.
- تمرکز اصلی بر مدیریت عملیاتی است زیرا چشم انداز و ماموریت نادیده گرفته شده است.
- تجزیه و تحلیل بیش از حد از تصمیم گیری به موقع جلوگیری می کند.
- اختلافات غیرمنتظره زمان و منابع را تلف می کند.
- ناکارآمدی منجر به از دست رفتن فرصت ها و افزایش هزینه ها می شود.
- تیم ها در سیلوها کار می کنند که مانع کارایی، همکاری و توانایی واکنش سریع به تغییرات بازار می شود.
- اعضای تیم دلایل جهت گیری استراتژیک را درک نمی کنند و انگیزه ندارند (افراد زمانی احساس هدفمندی می کنند که کار با هدف سازمان هماهنگ باشد).
- مدیران میانی ابزار یا قدرت تصمیم گیری برای همسو کردن اقدامات تاکتیکی و عملیاتی با جهت گیری استراتژیک را ندارند.
مدیران میانی مؤثر می توانند جهت استراتژیک، اجرای تاکتیکی و مدیریت عملیاتی را به گونه ای هماهنگ کنند که اعضای تیم آنها درگیر باشند و سازمان رقابتی و چابک باشد.
در اینجا چند استراتژی وجود دارد که به شما کمک می کند این سه عنصر را زمانی که در میانه راه هستید، یکپارچه و متعادل کنید:
- با کمی تأمل در خود شروع کنید. آیا ارزش های شما و ارزش های تیم شما با ارزش ها و چشم انداز سازمان مطابقت دارد؟ وقتی آنها این کار را انجام می دهند، احساس انگیزه و الهام گرفتن بسیار آسان تر است، که به شما در تعامل با اعضای تیم کمک می کند.
- ارزش ها و چشم انداز را به اشتراک بگذارید. این فقط وظیفه مدیر عامل نیست که چشم انداز را با شیوایی بیان کند! وقتی رهبران در همه سطوح ارزش‌ها و دیدگاه‌های شرکت را دارند و با آنها به اشتراک می‌گذارند و درک می‌کنند که چگونه کار را انجام می‌دهند، مردم به نفع بزرگ‌تر و نقش خود در آن می‌بینند. همچنین به ایجاد یک فرهنگ سازمانی قوی کمک می کند.
- ارتباط باز را تشویق کنید. رهبران و مدیران موثر به دنبال بازخورد صادقانه و درخواست ایده هستند، زیرا تمایل به کشف ایده ها باعث تقویت بینش می شود و اطلاعات مهمی را برای بررسی و تنظیم استراتژی ها در صورت لزوم فراهم می کند. بررسی کنید تا ببینید اعضای تیم تا چه اندازه مسیر استراتژیک را درک می کنند و چگونه اهداف کوتاه مدت و وظایف روزانه آنها در آن قرار می گیرد. آیا بازخوردی از اعضای تیم شما وجود دارد که بتوانید آن را به برنامه ریزان استراتژیک منتقل کنید؟
- یک تیم قوی بسازید و به آنها تفویض کنید. استخدام افراد شایسته، با استعداد و خلاق خوب است، اما کمک به آنها در ایجاد روابط قوی حتی بهتر است. هنگامی که تیم شما می تواند از عملیات روزانه مراقبت کند، می توانید به مسائل سطح بالاتر رسیدگی کنید و زمان اختصاص داده شده را به فکر کردن به تصویر بزرگ اختصاص دهید. چگونه می توانید شکاف بین جهت گیری استراتژیک و برنامه ریزی، اجرای تاکتیکی و وظایف عملیاتی را پر کنید؟
- از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید. ابزارهای زیادی برای کمک به رهبران وجود دارد که وظایف تاکتیکی را پیگیری کنند، آنها را با اهداف استراتژیک هماهنگ کنند و آنها را به وظایف روزمره تقسیم کنند. پلتفرم هایی مانند Asana، Trello و ClickUp همچنین به شما امکان می دهند اعضای تیم را به پروژه ها یا وظایف مختلف اختصاص دهید و ضرب الاجل تعیین کنید. این نوع نرم افزار همچنین می تواند به شما در تطبیق تاکتیک ها یا تغییر اولویت ها و ضرب الاجل ها بر اساس بازخورد یا تغییرات بازار کمک کند. سازمان هایی که برای آینده آماده هستند بر این نوع انعطاف پذیری و کارایی مسلط شده اند.
- برای توسعه رهبری وقت بگذارید – برای خود و اعضای تیمتان. سرمایه گذاری در فرهنگ مربیگری به سازمان ها کمک می کند تا بهره وری را افزایش دهند و به اهداف خود دست یابند.
هنگامی که این استراتژی ها از وسط هدایت شوند، با ادغام جهت استراتژیک با اجرای تاکتیکی و مدیریت عملیاتی، موفقیت را به ارمغان می آورند.
سوالات مربی:
تعادل بین برنامه ریزی استراتژیک، اجرای تاکتیکی و مدیریت عملیات سازمان شما چیست؟ آیا وظایف روزانه به وضوح به جهت گیری استراتژیک منجر می شود؟ آیا اقدامات تاکتیکی با ارزش ها و چشم انداز همسو هستند؟ آیا برنامه های تاکتیکی به کارکنان خط مقدم درک روشنی از جهت و جدول زمانی سازمان می دهد؟ آیا اعضای تیم نقش خود را در اهداف سطح بالاتر درک می کنند؟ از کجا میدونی