اهمیت داشتن طرح اضطراری برای پیمانکاران ساختمانی

چرا برنامه ریزی اضطراری حیاتی است

برنامه ریزی اضطراری شامل پیش بینی خطرات بالقوه و توسعه یک رویکرد استراتژیک برای کاهش تأثیر آنها است. برای صاحبان مشاغل کوچک، این به معنای محافظت از دارایی های خود، تضمین تداوم کسب و کار و محافظت از کارکنان و مشتریان خود است.

یک برنامه سنجیده می تواند بین یک وقفه موقت و یک تعطیلی دائمی تفاوت ایجاد کند. این به پیمانکاران کمک می کند تا خطرات را کاهش دهند و تأثیر رویدادهای غیرمنتظره را بر پروژه های خود به حداقل برسانند.

در اینجا چند دلیل وجود دارد که چرا داشتن یک طرح اضطراری برای پیمانکاران ساختمانی ضروری است:

1. مدیریت ریسک: یک طرح اضطراری به پیمانکاران اجازه می دهد تا خطرات بالقوه را شناسایی کرده و استراتژی هایی را برای رسیدگی به آنها ایجاد کنند. با برنامه‌ریزی فعال برای سناریوهای مختلف، پیمانکاران می‌توانند بهتر از پروژه‌های خود در برابر افزایش هزینه و تاخیر محافظت کنند.

2. حفاظت از بودجه: رویدادهای پیش بینی نشده می تواند به سرعت بودجه یک پروژه را از بین ببرد. یک طرح اضطراری به پیمانکاران این امکان را می دهد که بودجه را به طور خاص برای مقابله با هزینه های غیرمنتظره کنار بگذارند و اطمینان حاصل شود که پروژه از نظر مالی در مسیر خود باقی می ماند.

3. انعطاف پذیری برنامه: تاخیر در صنعت ساخت و ساز غیر معمول نیست. یک طرح اضطراری به پیمانکاران اجازه می دهد تا بدون ایجاد اختلال در برنامه زمانبندی پروژه، خود را با تغییرات برنامه غیرمنتظره سازگار کنند.

4. اعتماد مشتری: مشتریان از پیمانکارانی که برای موارد غیرمنتظره آماده هستند قدردانی می کنند. نشان دادن اینکه شما یک برنامه اضطراری دارید می تواند اعتماد به نفس را در مشتریان خود ایجاد کند و به آنها اطمینان دهد که می توانید با چالش های پیش بینی نشده مقابله کنید.

5. مزیت رقابتی: غلبه بر موانع غیرمنتظره به طور موثری باعث متمایز شدن مجریان در یک صنعت رقابتی می شود. یک طرح اضطراری به خوبی اجرا شده می تواند حرفه ای بودن و تعهد پیمانکار را برای ارائه نتایج نشان دهد و به آنها مزیت رقابتی در بازار بدهد.

مشکلات در حال ظهور و تغییرات در چارچوب نظارتی

مقررات دائماً در حال تغییر، شفافیت و مسئولیت پذیری بیشتری را از سوی کسب و کارهای کوچک می طلبد. این امر به ویژه در پیشگیری و مقابله با کلاهبرداری مالی، که همچنان یک خطر قابل توجه است، مهم است. نظارت بیشتر از سوی تنظیم‌کننده‌ها به این معنی است که شرکت‌ها باید سیستم‌های نظارتی قوی و استراتژی‌های پاسخگویی داشته باشند. عدم رعایت این موارد نه تنها سلامت مالی شما را به خطر می اندازد، بلکه اعتبار کسب و کار شما را نیز به خطر می اندازد.

مراحل عملی برای توسعه برنامه اضطراری شما

ارزیابی ریسک: هر گونه خطر بالقوه ای که می تواند بر کسب و کار شما تأثیر بگذارد را شناسایی کنید. این شامل همه چیز می شود، از بلایای طبیعی و حملات سایبری گرفته تا پرسنل کلیدی که ناگهان در دسترس نیستند. این خطرات را بر اساس احتمال و تأثیر بالقوه آنها رتبه بندی کنید.

همه چیز را مستند کنید: یک کتابچه راهنمای عملیات برای کسب و کار خود تهیه کنید که همه چیزهایی را که برای ادامه کار باید بدانید، از جمله اینکه تامین کنندگان شما چه کسانی هستند، چگونه و چه زمانی پرداخت می شوند، و هر چیز دیگری که به صورت روزانه/هفتگی/ماهانه اتفاق می افتد را مشخص کنید. به عنوان بخشی از همین فرآیند، نقش ها و مسئولیت های هر یک از کارکنان ارشد را مشخص کنید و وظایف روزانه و هفتگی را مشخص کنید تا جایگزین بتواند به راحتی این مسئولیت ها را بر عهده بگیرد.

طرح ارتباطی: یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید تا کارکنان را در طول بحران و پس از آن آگاه کنید. استفاده از چندین کانال مانند ایمیل، تماس های تلفنی و رسانه های اجتماعی را برای دسترسی به کارمندان و مشتریان در نظر بگیرید.

توسعه راهبردهای پاسخگویی: برای هر ریسک شناسایی شده، یک استراتژی پاسخ ایجاد کنید. این ممکن است شامل ایجاد یک تیم مدیریت بحران، ایجاد سایت های عملیاتی موقت، یا ایجاد پروتکل های پشتیبان داده ها باشد. اطمینان حاصل کنید که این استراتژی ها دقیق هستند و تمام جنبه های حیاتی عملیات تجاری شما را پوشش می دهند.

بررسی و آزمایش منظم: یک طرح اضطراری تنها زمانی مؤثر است که به روز و کارآمد باشد. برنامه خود را به طور منظم بررسی و به روز کنید، به خصوص پس از تغییرات قابل توجه در محیط کسب و کارتان. تمرین‌ها و شبیه‌سازی‌هایی را برای آزمایش آمادگی تیم و اثربخشی استراتژی‌های پاسخ‌تان انجام دهید. طرح اضطراری شما باید یک سند زنده باشد که با کسب و کار شما تکامل می یابد.

Construction Client Story (ویرایش شده برای اختصار):

یکشنبه 27 جولای 2008، حدود ساعت 6:30 بعد از ظهر، من و دوست دخترم تازه از یک شب بیرون آمده بودیم.

وقتی به خانه رسیدیم این را پیدا کردیم ما دزدیده شدیم. بلافاصله با 911 تماس گرفتیم.

در حالی که از خانه عبور می کردیم، متوجه شدیم که کامپیوتر و بسیاری از وسایل با ارزش دیگر ما از بین رفته است. کامپیوتر شامل تمام کارهای شرکت بود.

QuickBooks، فاکتورها، تمام اطلاعات پیمانکاران فرعی و همه چیز برای نگهداری دفاتر شرکت. نمی دانستیم چه کنیم. اما از شانس و اقبال، ما راندال دی هارت را به عنوان حسابدار داشتیم. او تمام اطلاعات ما را در یک سیستم پشتیبان در جایی روی یک سرور بزرگ داشت.

بنابراین ما با رندال تماس گرفتیم تا به او بگوییم که به محض پرداخت هزینه شرکت بیمه، یک کامپیوتر جدید دریافت خواهیم کرد.

رندال روز بعد، 28 ژوئیه 2008، با ما تماس گرفت و به ما گفت که به دفتر او بیاییم. در کمال تعجب مااو به Office Depot رفته بود، یک کامپیوتر جدید خریده بود، آن را با QuickBooks بارگذاری کرده بود و تمام اطلاعات تجاری ما را بازیابی کرده بود.

از اینکه رندال از ما حمایت می کند بسیار سپاسگزاریم. ما به او گفته بودیم که در اسرع وقت هزینه رایانه اش را می پردازیم، اما می دانید چه گفت.

تشکر لازم نیست. اگر ما فقط آن را پرداخت کنیم، این تمام چیزی است که او می خواهد.”

یک حسابدار خوب چیست؟

همچنین، به عنوان یادآوری که ممکن است در برنامه ریزی شما مفید باشد:

QuickBooks قصد دارد فروش چندین نسخه به مشترکین جدید در ایالات متحده را متوقف کند. مهلت خرید اشتراک جدید برای محصولات فهرست شده از 31 جولای 2024 تا 30 سپتامبر 2024 تمدید شد.

• QuickBooks Desktop Pro Plus
• QuickBooks Desktop Premier Plus
• QuickBooks Desktop Mac Plus
• حقوق و دستمزد پیشرفته QuickBooks Desktop

ما تمام تلاش خود را می کنیم تا بر اساس نیازهای شرکت ساختمانی شما، گزینه های شما را به شما اطلاع دهیم و اطمینان حاصل کنیم که در مورد تغییرات اساسی نرم افزار که ممکن است در حال حاضر یا در آینده بر کسب و کار ساختمانی شما تأثیر بگذارد، آگاه باشید. اگرچه تمدید شده است، توصیه می‌کنیم فوراً بررسی و ارتقا دهید تا از وقفه در سرویس و وقفه در جریان کار جلوگیری کنید. لطفا بر اساس آن برنامه ریزی کنید یا در صورت نیاز به کمک تماس بگیرید.

افکار نهایی

به عنوان یک صاحب کسب و کار، بسیاری از اطلاعات مهم فقط در ذهن شما وجود دارد. به عنوان یک بنیانگذار، شما همیشه می دانید چه اتفاقی می افتد و چگونه کارها را انجام دهید، اما اگر آنجا نبودید چه اتفاقی می افتاد؟

تهیه یک طرح اضطراری فقط یک عمل خوب نیست. این یک جزء حیاتی از استراتژی کسب و کار شما است. با انجام اقدامات پیشگیرانه امروز، می توانید آینده کسب و کار کوچک خود را اثبات کنید.

همچنین داشتن یک برنامه به شما آرامش می دهد که همه چیز می تواند در غیاب شما یا بدون اعضای مهم تیم ادامه پیدا کند. این همچنین به مدیریت بهتر و سازماندهی کسب و کار کمک می کند. با مجبور کردن خود به داشتن همه چیز به صورت متمرکز، آگاهی بیشتری از نقش ها و مسئولیت ها در سراسر سازمان ایجاد می کند و در عین حال تعطیلات را کم چالش می کند!

ما می توانیم بخشی از برنامه اضطراری شما باشیم. به من بگویید چگونه می توانم در مورد شما کمک کنم.