کارشناسان مدیریت زمان همیشه در مورد چگونگی هدر دادن زمان برای خواندن ایمیل در صبح صحبت می کنند. فکر کنم پر از کود هستند.
اول، یک مطالعه Marketo نشان داد که 58٪ از مردم اول صبح ایمیل می خوانند، بسیاری از آنها قبل از صبحانه ایمیل می خوانند. آیا این فقط یک اعتیاد است – یا دلیل خوبی برای آن وجود دارد?
به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، دلیل بزرگی برای خواندن ایمیل اول صبح دارم: مشتریانم بیش از هر چیز برای من اهمیت دارند. اکثر مشتریان و دانش‌آموزان من از طریق ایمیل با من ارتباط برقرار می‌کنند، بنابراین مراقبت از نیازهای آنها در اول صبح فقط خدمات خوبی به مشتریان است.
چرا افراد مدیریت زمان مانند ایمیل شیطانی رفتار می کنند؟ زیرا ما ایمیل “مهم” را از ایمیل “وقتی فرصت کردید بخوانید” جدا نمی کنیم.
هیچ ایرادی ندارد که ابتدا ایمیل را بخوانید، درست مثل اینکه هر روز صبح اول پست وبلاگ خود را بنویسید یا ابتدا یوگا انجام دهید یا روی یک پروژه بزرگ کار کنید. شما باید اولویت های خود را انتخاب کنید و روی کار در دستتان تمرکز کنید. همه چیز در مورد هدف گذاری و انضباط شخصی است.
- به عنوان مثال، من هنگام ثبت نام در مجلات الکترونیکی و خبرنامه های ایمیل از آدرس ایمیل شخصی خود استفاده نمی کنم. به این ترتیب، صندوق ورودی شخصی من مملو از هرزنامه نمی شود و مانع از رسیدن هرزنامه های زیادی به من می شود. اگر چیزی در صندوق ورودی شخصی من است، به این دلیل است که مهم است، مانند ایمیلی از مشتری، دانش‌آموز یا شریک تجاری من. (یکی از همکاران به من گفت که هر روز صبح 2500 ایمیل جدید وجود دارد. سوال من از او این است: چرا اجازه می دهید این همه ایمیل وارد صندوق ورودی شخصی شما شود؟ ممکن نیست که همه آنها از اهمیت یکسانی برخوردار باشند.)
- دلیل دیگری که من ابتدا ایمیل را می خوانم این است که این تنها زمان واقعاً آرامی است که در طول ساعات کارم دارم. معمولاً تلفن تا ساعت 9 صبح شروع به زنگ زدن نمی‌کند و استفاده از زمان قبل از تلفن برای خواندن ایمیل‌ها به من امکان تمرکز می‌دهد.
- من بخش زیادی از خواندن ایمیل خود را به شریک تجاری خود واگذار کرده ام که به تمام سوالات معمول خدمات مشتری از افرادی که برنامه های من را خریداری کرده اند یا دانش آموزانی که شناسه ورود خود را گم کرده اند پاسخ می دهد.
- من به سرعت ایمیل های جدیدم را مرور می کنم و فقط به فوری ترین آنها پاسخ می دهم. بعد از انجام سایر کارهای آماده سازی روزانه، بقیه را برای بعداً در روز می گذارم.
- در نهایت، ابتدا ایمیل ها را می خوانم، زیرا در آن زمان تازه ترین و باهوش ترین هستم. آیا واقعاً می خواهید زمانی که مغزتان مبهم است ایمیل بنویسید؟
اگر ایمیل بخش مهمی از ارتباط با مشتریان شماست، ابتدا آن را بخوانید. فقط به این نکته توجه کنید که آیا به جای انجام کار، روی کار تعامل با مشتری متمرکز می‌شوید یا از خواندن مقاله‌ها، اخبار، جوک‌ها، نقل قول‌ها یا تماشای ویدیوهای YouTube Surprise Kitten پرهیز می‌کنید. یک محدودیت زمانی تعیین کنید، مثلاً 30 دقیقه، و ابتدا مهم ترین ایمیل ها را مرور کنید.